Organisateur les obligations administratives prefectures

Le règlement trec 2020 nous indique que on est soumis à une simple déclaration préfectorale

Organisation de manifestation utilisant la voie publique

Lors de l'organisation de certains types de manifestations tels que des epreuves d'endurance, de TREC ou d'attelage, il est necessaire d'emprunter la voie publique ce qui est encadree par le Code du sport qui instaure l'obligation d'une autorisation préféctorale.

1- Les épreuves soumises à autorisation:

Les epreuves empruntant la voie publique qui sont chronometrees ou dans lesquelles le classement depend de la vitesse moyenne des concurrents doivent etre autorisees au prealable par l'administration. C'est notamment le cas pour les epreuves de trec qui empruntent la voie publique.

a- Conditions d'obtention de l'autorisation:

L'autorisation est delivree par le Prefet du departement dans laquelle l'epreuve se deroule ou au Sous-prefet, lorsque l'epreuve a lieu dans le ressort exclusif de son arrondissement. Pour obtenir une autorisation, l'organisateur doit etre affiliee a la FFE. La demande doit etre adressee au minimum trois mois avant la date prevue pour le deroulement de la manifestation. Ce delai est reduit a deux mois lorsque l'epreuve se dispute dans le cadre d'un seul departement.

b- Les Pieces a fournir:

• Le formulaire Cerfa 15824-01 en double exemplaire. (téléchargeable sur normandietrec)
• Le reglement de l'epreuve. Trouvez tous les reglements federaux dans la rubrique " FFE disciplines equestre".
• Un exemplaire signe de la police d'assurance ou, a defaut de celui-ci, l'engagement de souscrire un contrat conforme au modele type.
• Dans cette hypothese, l'exemplaire signe de la police devra etre presente par l'organisateur a l'autorite ayant delivre l'autorisation six jours francs au moins avant la date de l'epreuve.
• L'engagement de l'organisateur de prendre a sa charge les frais du service d'ordre exceptionnel mis en place a l'occasion du deroulement de l'epreuve et d'assurer la repartition des dommages, degradations, modifications de toute nature de la voie publique ou de ses dependances imputables aux concurrents, aux organisateurs ou a leurs preposes (voir modèle en bas de dossier).
• Le nombre maximal de spectateurs attendus à cette manifestation ;
• L’itinéraire précis de la manifestation ;
• Les documents (notes, cartes et plans) concernant l'itineraire et l'horaire de l'epreuve etablis conformement aux dispositions fixees pour chaque categorie d'epreuve.

c- Annulation de l'epreuve:

Si vous decidez, quelle qu'en soit la raison, d'annuler l'epreuve ou de la reporter, vous devrez en informer l'autorite ayant delivre l'autorisation six jours francs avant la date prevue de la manifestation. Le non-respect de ce delai peut entrainer l'interdiction de solliciter la reconduction de la date de l'epreuve ou son renouvellement pendant une periode de deux ans au maximum.

d- Assurance:

L'autorisation sera definitivement accordee lorsque vous serez en possession d'une police d'assurance garantissant le risque d'accident, d'incendie ou d'explosion survenus au cours de l'epreuve. L'obligation d'assurance repond a des exigences precises definies par le code du sport, veillez a ce que votre police d'assurance soit conforme avec les dispositions de l'annexe III-21-1 du Code du sport definissant les risques qui doivent etre couverts par l'assurance. La police d'assurance doit prendre en compte les consequences financieres de la responsabilite civile incombant aux organisateurs ou aux concurrents pour des dommages materiels et corporels causes aux concurrents, aux spectateurs, aux tiers et aux agents de l'Etat participant a l'organisation de la course. L'organisateur doit aussi etre assure pour les consequences financieres des fonctionnaires, agents de l'Etat ou militaire mis a la disposition de l'organisateur ou leur materiel.

e- Service de securite:

L'organisateur doit mettre en place un service de securite a ses frais. Les signaleurs charges de gerer les priorites de passages sur la route doivent etre agrees par l'autorite administrative qui a autorise la manifestation.
Les signaleurs sont donc obligatoires uniquement en cas de passage prioritaire de la course.
Les signaleurs doivent etre visibles a distance, porter un gilet de haute visibilité et avoir une copie de l'arrete autorisant la manifestation. Pour la signalisation, ils doivent etre munis de piquet a deux faces de modele k10. Vous pouvez utiliser des barrieres de modele k2 pour signaler a l'avance la presence d'un obstacle temporaire sur la route. Les signaleurs devront etre presents entre 30 et 15 minutes avant le passage theorique de la course et retires 15 minutes apres le passage du vehicule annoncant la fin de la course .

Voir article A331-38 et 37 un peu plus bas

2- Le contenu du dossier de demande d’autorisation

Les éléments du dossier de demande d’autorisation d’une manifestation sportive non motorisée sont mentionnées à l’article A.331-3 et 2 du code du sport (dans sa version issue de l’arrêté du 3 mai 2012).

Ils comprennent notamment :

• la date de l’épreuve ;
• le nombre maximal de participants et le nombre approximatif de spectateurs attendus ;
• les nom, adresse et coordonnées de l’organisateur ;
• l’horaire et le plan détaillé des voies et des parcours empruntés ;
• la nature et les modalités d’organisation, notamment le règlement de l’épreuve, conforme aux RTS (normes de sécurités) établies par la fédération sportive délégataire ;
• un exemplaire signé de l’attestation de police d’assurance ou, à défaut, l’engagement de souscrire un contrat d’assurance (l’attestation d’assurance signée devant alors être produite au plus tard 6 jours avant la date de l’épreuve) ;
• l’avis de la fédération délégataire concernée ou, à défaut d’avis rendu, la preuve de l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception de la demande d’avis ;
• le cas échéant, une évaluation des incidences de la manifestation sur les sites « Natura 2000 » (au titre du 22° de l’article R. 414-19 du code de l’environnement, ne sont concernées que les manifestations non motorisées soumises à autorisation, dès lors que leur budget d’organisation dépasse 100.000 € ou qu’elles donnent lieu à la délivrance d’un titre national ou international. A défaut, il vous appartient, toutefois, d’examiner si ce type de manifestation ne figure pas parmi les évènements pour lesquels la liste locale, propre à votre département, impose ladite évaluation).

Article A331-38

Modifié par Arrêté du 3 mai 2012 - art. 5

Les personnes proposées par les organisateurs des épreuves et compétitions sportives pour signaler la priorité de passage prévue à l'article R. 411-30 du code de la route sont agréées par l'autorité administrative. Elles peuvent être fixes ou mobiles. Elles prennent le nom de " signaleur ". L'arrêté qui autorise l'épreuve mentionne le nom des signaleurs désignés pour l'épreuve.
 

Article A331-37

Créé par Arrêté du 4 août 2008 - art. 5

La signalisation de la priorité de passage d'une compétition ou épreuve sportive autorisée dans les conditions prévues à l'article R. 411-30 du code de la route est assurée selon les modalités définies par la présente sous-section.

Source:

http://www.legifrance.gouv.fr/

Code du sport : articles R.331-6 et suivants ; et A.331-2 et suivants

Code de la route : articles R.411-29 et suivants

Circulaire 35620 modifiée 2aout 2012

Document FFE ressource et Qualité dossier organisateur 

Lettre type à monsieur le Préfet

Nom
Adresse Organisateur 

Monsieur Le Préfet du (département)
ADRESSE
CP VILLE 

Ville, le (date)
Objet : Demande d’autorisation

Monsieur le Préfet
Nous sollicitons de votre haute bienveillance, l’autorisation d’organiser la …. Edition de(u) (EPREUVE) qui doit se dérouler les (dates).

A cet effet, nous vous adressons ci-joint le dossier de présentation et tous les documents nécessaires à cette organisation.

Espérant que vous réserverez une suite favorable à cette demande, veuillez agréer, Monsieur le Préfet, nos salutations respectueuses

Le président du comité d’organisation
(Nom)

Engagements de l’organisateur

Nom
Adresse Organisateur 

Monsieur Le Préfet du (département)
ADRESSE
CP VILLE

Ville, le (date) 

Je soussigné (Nom, Prénom) agissant en qualité de président du comité d’organisation de (épreuve) devant se dérouler les (dates) certifie :

- Prendre en charge les frais éventuels de remise en état des routes empruntées par les E.S. du rallye
- Prendre en charge les frais supplémentaires de mise en place d’un service d’ordre sous convention
- Respecter les règlements et arrêtés en vigueur.

Fait à ………………….. Le ………………………